Informations pratiques

Bienvenue en Guadeloupe!
Afin de découvrir tous les joyaux de nos îles, nous vous invitons à visiter le site du Comité du Tourisme des îles de Guadeloupe qui vous apportera des informations complémentaires.

Vos passeports et visas

Les Îles de Guadeloupe sont un territoire français, si vous êtes ressortissant français ou de l'Union Européenne ou de la Suisse un passeport, une carte d’identité officielle ou une carte de séjour française en cours de validité vous sera demandé.

 

Pour les ressortissants de pays n’appartenant pas à l’Union Européenne, un passeport en cours de validité (Visa pour certains pays) est nécessaire.

Veuillez vous adresser à l'ambassade ou aux consulats Français de votre pays pour les procédures de demande de visa. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site officiel des visas pour la France.

ATTENTION

Si vous êtes ressortissant d’un pays ne bénéficiant pas de dispense de visa pour les courts séjours (République Dominicaine, Cuba, Haïti, Guyana, Suriname, Belize, entre autres)  OU si vous avez déjà séjourné plus de 120 jours dans l’espace Schengen dans l’année écoulée; merci de confirmer votre inscription et faire votre demande de lettre d’invitation avant le 27 septembre 2019. Au-delà de cette date aucune garantie ne pourra vous être accordée sur le traitement de votre demande de visa.

Votre transport

Venir en Guadeloupe

Les réservations et les frais de transport aérien ou bateau sont de la responsabilité et à la charge de chaque participant.

Par Avion :

8 compagnies aériennes desservent la Guadeloupe (code AITA : PTP):

 

  • Air Antilles Express : airantilles.com
    Provenance:Saint-Martin Grand Case, Saint-Barthélémy, Martinique, Saint-Domingue;

  • Air Caraïbes : aircaraibes.com
    Provenance: Guyane, Martinique, La Havane, Panama, Paris, Port-au-Prince, Saint-Barthélemy, Saint-Domingue, Saint-Martin; Sainte-Lucie;

  • American Airlines : aa.com
    Provenance: Miami;

  • Air France : airfrance.gp
    Provenance: Guyane, Martinique, Miami, Paris, Port-au-Prince, Saint-Domingue, Saint-Martin;

  • Corsair International : corsair.fr
    Provenance: Paris, Nantes, Brest, Martinique, Saint-Martin;

  • Liat liat.com
    Provenance : Barbade, La Dominique, Sainte-Lucie, Antigue, Anguilla, Trinidad & Tobago, Saint Domingue, Saint-Kitts, Saint-Vincent, Tortola;

  • XL Airways : xl.com
    Provenance: Paris.


Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de l'aéroport Pôle Caraïbes.

Par Bateau :

3 compagnies maritimes desservent la Guadeloupe au départ de Pointe-à-Pitre (Gare maritime de Bergevin):

  • L’express des iles : express-des-iles.fr
    Provenance: La Dominique, Martinique, Sainte-Lucie.

 

  • Jeans for freedom : jeans-for-freedom.com
    Provenance: Martinique, Saint-Kitts, Antigua, Montserrat, La Dominique, Sainte-Lucie, Saint-Vincent.

 

  • Val’Ferry : valferry.fr
    Provenance: Martinique, La Dominique, Sainte-Lucie.

 

Vos transferts sur place

les points de rendez-vous et les horaires pour les différents transferts et les départs seront affichés à la réception de votre hôtel et sur place au CWTC.

Ils seront organisés uniquement entre les différents lieux de la Conférence Internationale sur les Sargasses selon le programme définitif,et en arrivée / départ, selon le planning suivant :

Uniquement pour les participants ayant fourni les informations complètes relatives à leurs vols ou transport bateau (arrivée/départ) lors de leur inscription (dates, horaires, compagnie aérienne et n° de vol ou n° de bateau).

les transferts en arrivée à l’aéroport Pôle Caraïbes/Gare maritime de Bergevin:

  • mardi 22 et mercredi 23 octobre: uniquement de l'aéroport/port -> vers les hôtels pré-réservés par l’organisation (Hôtels La Créole Beach & Arawak);
     

  • jeudi 24 et vendredi 25 octobre: uniquement de l'aéroport/port -> vers le CWTC (lieu de la Conférence Internationale sur les Sargasses, sans passer par les hôtels).

les transferts en départ vers l’aéroport Pôle Caraïbes//Gare maritime de  Bergevin:

  • vendredi 25 et samedi 26 octobre entre 17h00 et 22h00 : uniquement entre CWTC (lieu de la Conférence Internationale sur les Sargasses, sans passer par les hôtels) -> vers l'aéroport/port;
     

  • dimanche 27 octobre: uniquement entre hôtels réservés par l’organisation (Hôtels La Créole Beach & Arawak) -> vers l'aéroport/port.
     

Votre hébergement

L’hébergement sur place en Guadeloupe est à la charge de chaque participant.

 

Pour la Conférence Internationale sur les Sargasses, l’organisation a pré-réservé :

  • un certain nombre de chambres dans 2 hôtels : La Créole Beach et Arawak situés au Gosier (10 minutes à pied entre les 2 hôtels),

  • pour les nuits du mardi 22 au dimanche 27 octobre 2019 (pour une demande de séjour au-delà de ces dates : nous consulter).

Les réservations des chambres, aux tarifs négociés, seront garanties jusqu’au 10 octobre 2019, selon disponibilité. Au-delà de cette date, les demandes de réservation seront sous réserve de disponibilité des hôtels.

Les hôtels

La créole Beach & Spa

 

Tarifs des hébergements proposés par nuit et par chambre:
chambre en catégorie supérieure en single 160,00€ TTC.

Les tarifs comprennent l’hébergement, le petit-déjeuner, la taxe de séjour et les frais de réservation.

Ils ne comprennent pas :

  • la restauration (déjeuners et dîners);

  • les extras (bar,…) à régler sur place avant départ.

Par conséquent, vous devrez régler ces dépenses directement auprès de la réception de l’hôtel le jour de votre départ lors du check out de votre chambre.

Arawak

 

Tarifs des hébergements proposés par nuit et par chambre:
chambre en catégorie supérieure en single 146,00€ TTC.

Les conditions de réservation et de paiement

  1. La réservation
    Pour les participants qui souhaitent bénéficier des tarifs négociés des hébergements, la  réservation  se fera directement via  le  module d’inscription en  ligne lors  de  votre inscription.Le  nombre  de  chambres  pré-réservées étant  très  limité,  la  réservation  sera  faite  en fonction de la disponibilité de l’hôtel (les premiers inscrits seront prioritaires).
     

  2. Le paiement
    Chaque  participant  réglera le séjour sélectionné exclusivement auprès  de CARIB CONGRES à réception de la facture.

 

Dans tous les cas, la réservation ne sera confirmée définitivement qu’après paiement.

 

Toute réservation non soldée dans les 10 jours ouvrés (ou non garantie auprès du secrétariat)sera automatiquement annulée.
Toute  chambre  non  annulée  dans  les  délais  ou  non  occupée  sans annulation,  selon  les  conditions suivantes,  sera  facturée  au  participant plein tarif et sur toute la durée du séjour réservé.

Les conditions de modification et d’annulation de votre séjour


Toute demande de modification ou d’annulation devra être adressée, par mail dans les plus brefs délais à l’adresse : sargassum2019@cr-guadeloupe.fr.

Frais de modification :

  • moins de 10 jours avant la date d’arrivée (in) : 10 % du montant total du séjour réservé;

  • entre 9 et 5 jours avant la date d’arrivée (in) : 50 % du montant total du séjour réservé;

  • entre 4 et 3 jours avant la date d’arrivée (in) : 85 % du montant total du séjour réservé;

  • entre 2 jours et la date d’arrivée (in) ou non présentation à l’arrivée (no show) : la totalité du séjour réservé.

Frais d’annulation :

  • moins de 15 jours avant la date d’arrivée (in) : 30 % du montant total du séjour réservé;

  • entre 14 et 10 jours avant la date d’arrivée (in) : 50 % du montant total du séjour réservé;

  • entre 9 et 5 jours avant la date d’arrivée (in) : 75 % du montant total du séjour réservé;

  • entre 4 et 3 jours avant la date d’arrivée (in) : 85 % du montant total du séjour réservé;

  • entre 2 jours et la date d’arrivée (in) ou en cas de non présentation à l’arrivée : la totalité du séjour réservé.

Informations générales sur les hébergements

 

  • les chambres ne seront prêtes qu’à partir de 14h00 le jour de l’arrivée, et doivent être libérées pour 11h00 au plus tard le jour du départ;

  • pour un départ tardif, la demande est à faire auprès de la réception de votre hôtel, le jour du départ;

  • pour les arrivées tardives, l’organisation s’assurera auprès des hôtels des réservations et les préviendra des horaires des arrivées.

Votre restauration

La restauration sur place sera organisée uniquement et conformément au programme définitif de la Conférence Internationale sur les Sargasses.
En dehors, les frais de restauration restent à votre charge.

Nous vous souhaitons une excellente conférence,
et un très bon séjour…